+36 44 452 433 informacio@szakmasmart.hu

Adminisztratív minőségbiztosítás

GINOP 6.2.3-17-2017-00024

MÁTÉSZALKAI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM

„Szakma smart Mátészalka”

Adminisztratív minőségbiztosítás

 

 

 2018. május

Bevezetés

A projekttevékenységek a szervezet életében egyedi és egyszeri, komplex célkitűzések megvalósítására irányulnak, és többnyire komoly befektetést igényelnek. A projekt sikere vagy sikertelensége a szervezet további működésére, lehetőségeire hosszú távon kihathat. A szervezetnek minden eszközt meg kell ragadnia ahhoz, hogy a befektetések ne vesszenek kárba, a szervezet jövője szempontjából mérhető eredmények szülessenek. Erre adhat biztosítékot a minőségirányítási szempontok érvényesítése, amely abban az esetben is elvárható, ha a szervezet saját minőségirányítási rendszerrel még nem rendelkezik. Egy-egy komplexebb projekt megvalósítása során pedig elengedhetetlen az adminisztratív minőségbiztosítás bevezetése.

A projekt adminisztratív minőségbiztosítása során kidolgozásra kerül a dokumentumok kezelésének eljárásrendje, a papír alapú és elektronikus projektdokumentáció vezetésének rendszere.

A projekt ilyen irányú minőségbiztosításának célja, hogy a megvalósítás során bekövetkező hibák valószínűségét a minimálisra csökkentse. Ennek biztosítéka a hibák megelőzésére szolgáló alapos tervezés, a tevékenységek folyamatos ellenőrzése, értékelése, és az esetleges hibák bekövetkezését követő azonnali beavatkozások szabályozása a teljes projektidőszakra és minden tevékenységre kiterjedően.

A minőségbiztosítás elemei közül a dokumentálási eljárások betartásának ellenőrzése a projekt teljes időtartama alatt megvalósul. Az adminisztratív minőségbiztosítás ezáltal hozzájárul ahhoz, hogy a projekt a tervezett erőforrások felhasználásával, adott időkereteken belül a projekttulajdonos igényeinek megfelelő projekteredményt hozzon létre.

Adminisztratív minőségbiztosítás

Az adminisztratív minőségbiztosítás keretében megvizsgálásra került valamennyi betervezett projekt tevékenység esetében, hogy az egyes tevékenységek elindításához és megvalósításához milyen feladatokat kell elvégezni, ezekre milyen meglévő jogszabályok, szabályzatok és útmutatók vonatkoznak (1. sz. melléklet). A feladatok elvégzéséhez azonosításra, illetve kidolgozásra kerültek a szükséges dokumentumok. Az elektronikus nyilvántartáshoz létrehozásra került egy mappa struktúra, mely megegyezik a papír alapon vezetett mappa struktúrával, ez a projektben végzett valamennyi tevékenységet költségtípust és költségelemet magában foglalja. A betervezett tevékenységekkel összhangban 12 főmappa került meghatározásra és ezen belül vannak az egyes almappák (2. sz. melléklet) Minden egyes projektben keletkezett dokumentumot a tevékenységnek és költségelemnek megfelelő mappában szükséges rögzíteni. Kidolgozásra került továbbá ezzel összhangban a projekt teljes dokumentálási és archiválási eljárásrendje (3. és 4. sz. melléklet)

A projekt hatékony és sikeres megvalósítása érdekében az adminisztratív minőségbiztosítás összekapcsolásra kerül a projektmonitoring tevékenységgel. A monitoring és a minőség-ellenőrzés, vagy minőségbiztosítás összetartozó fogalmak, tehát célszerű a két folyamatot részben összekapcsolni. Rögzíteni kell, hogy milyen formában kívánjuk a projektmonitoringot végezni, mikor mit és hogyan értékelünk és ehhez is igazítani az adminisztratív minőségbiztosítási tevékenység egyes elemeit. Az értékelést a projekt mindhárom jellemzőjét (teljesítmény, határidő, költségvetés) szem előtt tartva kell folyamatosan elvégeznünk.

A monitoring és minőségbiztosítás tehát egymást kiegészítő tevékenységek, melyek a projekt hatékony megvalósítását segítik elő. Míg a monitoring célja a projekt előrehaladásának vizsgálata folyamatos adatgyűjtés alapján (ezt egészíti ki az ellenőrzés, vagyis a szabálytalanságok kiszűrése a tevékenységek folyamatos felülvizsgálatán keresztül, valamint az értékelés, mely a projekt hatásait vizsgálja a projekt egészének áttekintésén keresztül), addig az adminisztratív minőségbiztosítás a projekt során keletkező valamennyi dokumentum (szakmai és pénzügyi egyaránt) megfelelőségét garantálja. Fontos, hogy minden projektdokumentum megfelelő időben, megfelelő formában készüljön el és az elszámolhatósági kritériumoknak is eleget tegyen.

Mellékletek:

1. számú melléklet: Mátészalkai SZC minőségbiztosítás (pdf)

2. számú melléklet: GINOP 6.2.3 mappastruktúra (pdf)

3. számú melléklet: Dokumentumkezelési eljárásrend (pdf)

4. számú melléklet: Dokumentumkezelési és dokumentumarchiválási rend (pdf)